Văn phòng

1. Vị trí, chức năng

Tham mưu giúp Lãnh đạo Sở tổng hợp xử lý thông tin, điều phối các hoạt động, đảm bảo các điều kiện làm việc của cơ quan để thực hiện tốt chương trình công tác của Sở; thực hiện công tác quản trị hành chính, công tác quân sự cơ quan; quản lý và thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong ngành tài chính; thực hiện công tác tổ chức bộ máy, công tác quản lý cán bộ và công tác quản lý triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ hoạt động của Sở.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn: Tham mưu Lãnh đạo Sở thực hiện các nhiệm vụ sau:

* Công tác tổng hợp:

Dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc thẩm quyền ban hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh về lĩnh vực Văn phòng.

Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch công tác hàng tuần, tháng và năm của Sở và theo dõi, nhắc nhở kiểm tra việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác sau khi được phê duyệt, các văn bản chỉ đạo của Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh và của Bộ Tài chính; tham gia xây dựng, góp ý các kế hoạch, đề án, dự án phát triển ngành Tài chính.

Tổ chức thực hiện phối hợp công tác giữa các phòng thuộc Sở đảm bảo nội quy, Quy chế làm việc của Sở Tài chính, kịp thời đến lãnh đạo Sở các công việc đã được giải quyết, chưa được giải quyết và những công việc cần thiết khác để lãnh đạo Sở biết, xử lý.

Phân loại, đề xuất lãnh đạo xử lý các văn bản đến, văn bản đi; phát hành các văn bản đến lãnh đạo Sở, các tổ chức, cá nhân và cơ quan, đơn vị có liên quan; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Sở đối với các phòng thuộc Sở; lưu trữ văn bản đi, đến của Sở; ghi biên bản và thông báo nội dung các cuộc họp, hội nghị do lãnh đạo Sở chủ trì. Tổng hợp, thống kê, đánh giá, bảo quản và khai thác các tài liệu lưu trữ; định kỳ nộp tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Thực hiện công tác cải cách hành chính: Xây dựng kế hoạch, báo cáo, các biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về cải cách hành chính, thủ tục hành chính của ngành Tài chính theo quy định.

Thực hiện tốt công tác đối nội, đối ngoại; tổ chức, phục vụ các buổi làm việc, cuộc họp, hội nghị của Sở; đón, tiếp khách của lãnh đạo Sở; tổ chức hậu cần phục vụ các đoàn công tác, khách của Sở.

Thường trực công tác quân sự, dân quân tự vệ của Sở theo kế hoạch chỉ đạo của Bộ chỉ huy quân sự tỉnh và Ban chỉ huy quân sự thành phố Tây Ninh; Tổ chức thực hiện công tác an ninh, bảo vệ, phòng cháy, chữa cháy, bảo đảm vệ sinh, môi trường cảnh quan trong trụ sở cơ quan.

Làm đầu mối tổng hợp thông tin, xây dựng báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của Sở Tài Chính (tháng, quý, 6 tháng, năm).

Chịu trách nhiệm tổng hợp, báo cáo, chuẩn bị tài liệu và phối hợp các phòng thuộc Sở, Đoàn thể cơ quan (Công đoàn, Chi đoàn) tổ chức hội nghị cán bộ, công chức hàng năm của cơ quan.

Quản lý sử dụng con dấu của Sở theo đúng quy định, quản lý, đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho các hoạt động của Sở và công tác quản trị nội bộ; quản lý xe ô tô phục vụ công tác của cơ quan; mua sắm, sửa chữa, cải tạo đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị cho các hoạt động của Sở.

* Công tác thi đua, khen thưởng: Giúp việc cho Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của Sở. Đề xuất Lãnh đạo Sở, Hội đồng thi đua khen thưởng của Sở xem xét tặng giấy khen, các danh hiệu khen thưởng thuộc phạm vi thẩm quyền của Sở; tham mưu giúp Giám đốc Sở trình các cấp có thẩm quyền khen thưởng, phong tặng các giải thưởng, danh hiệu, bằng khen, kỷ niệm chương, huân chương, huy chương cấp Nhà nước, Chính phủ, Bộ, Uỷ ban nhân dân tỉnh thuộc lĩnh vực Tài chính. Xây dựng các văn bản hướng dẫn về công tác thi đua khen thưởng; tổ chức phát động các phong trào thi đua và thực hiện các quy định về khen thưởng thuộc phạm vi quản lý Nhà nước của Sở. Tổ chức, phối hợp tổ chức trao tặng các hình thức khen thưởng theo quy định; quản lý hồ sơ, tài liệu, tư liệu có liên quan đến công tác thi đua, khen thưởng của Sở.

* Công tác tổ chức:

Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy của Sở; các đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở, trình cấp thẩm quyền phê duyệt theo phân cấp quản lý.

Xây dựng kế hoạch biên chế công chức, số lượng người làm việc của cơ quan, đề án vị trí việc làm, hợp đồng lao động trong cơ quan. Tham mưu phân bổ biên chế, hướng dẫn, quản lý, sử dụng biên chế và hợp đồng lao động theo quy định tại Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 của Chính phủ; phối hợp giải quyết khiếu nại, tố cáo về quản lý biên chế công chức và hợp đồng lao động thuộc thẩm quyền.

Thực hiện công tác quy hoạch, tuyển dụng, điều động, luân chuyển; tiếp nhận, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, cho từ chức; kỷ luật công chức theo phân cấp của UBND tỉnh. Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng lý luận chính trị, chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức hàng năm.

Thực hiện các chế độ tiền lương, chế độ đãi ngộ, chế độ nghỉ hưu, nghỉ việc, tinh giản biên chế và các chế độ chính sách khác đối với công chức, người lao động theo quy định.

Thực hiện công tác quản lý, theo dõi, hướng dẫn thẩm định đề xuất đánh giá phân loại công chức thuộc diện Lãnh đạo Sở quản lý, bổ nhiệm; quản lý bộ máy tổ chức, điều chỉnh phân công công chức sau khi sắp xếp.

Theo dõi việc tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn về cơ cấu tổ chức bộ máy của Sở, các phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở; đề xuất điều chỉnh, bổ sung theo tình hình thực tế để trình Lãnh đạo Sở xem xét trình Ủy ban nhân dân tỉnh và hướng dẫn tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.

Hướng dẫn kê khai tài sản thu nhập theo quy định, quản lý, cập nhật, lưu trữ hồ sơ, lý lịch cán bộ, công chức và người lao động theo quy định của Nhà nước; tham mưu xác nhận lý lịch cho công chức và người lao động của cơ quan.

* Công tác pháp chế:

Phối hợp với các phòng chuyên môn liên quan tham mưu lãnh đạo Sở:  Trong xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực Tài chính ngân sách trình Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định; góp ý dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan khác gửi lấy ý kiến; công tác kiểm tra, rà soát, theo dõi tình hình thi hành pháp luật trong phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước theo quy định.

Chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn liên quan xây dựng kế hoạch tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật dài hạn, hằng năm trong phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước trình lãnh đạo Sở và tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt; hướng dẫn, kiểm tra công tác phổ biến, giáo dục pháp luật của các phòng chuyên môn trực thuộc Sở.

Tham gia ý kiến về mặt pháp lý đối với việc xử lý các vấn đề trong phạm vi lĩnh vực quản lý nhà nước của Sở Tài chính; có ý kiến về mặt pháp lý đối với các Quyết định, văn bản chỉ đạo, điều hành của Sở.

* Công nghệ thông tin:

Xây dựng kế hoạch dài hạn và hằng năm về triển khai ứng dụng công nghệ thông tin.

Tổ chức quản lý vận hành mạng máy tính của Sở; tiếp nhận, quản lý và duy trì hoạt động của các sản phẩm, thiết bị hệ thống có được từ việc hỗ trợ, triển khai của Bộ Tài chính; quản trị hạ tầng mạng máy tính; quản trị cơ sở dữ liệu và các chương trình ứng dụng.

Hỗ trợ kỹ thuật trực tiếp, chuyển giao các ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ Tài chính cho các cơ quan tài chính; tổ chức bồi dưỡng kiến thức về các phần mềm ứng dụng của Bộ Tài chính cho cán bộ, công chức ngành tài chính của tỉnh.

Quản lý, theo dõi Hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc của Bộ Tài chính (TABMIS): Tiếp nhận, xử lý thông tin từ Ban Triển khai TABMIS Trung ương; Xử lý sự cố hệ thống TABMIS thuộc Sở và Phòng Tài chính - Kế hoạch các huyện, thị xã, thành phố; Cấp mới, thu hồi và thay đổi cây phê duyệt tài khoản đăng nhập hệ thống TABMIS; Rà soát, hỗ trợ người sử dụng xử lý các giao dịch dở dang.

Quản lý, vận hành và theo dõi hoạt động của nút mạng hạ tầng truyền thông của tỉnh. Theo dõi và xử lý đường hạ tầng truyền thông kết nối giữa Kho bạc nhà nước với Sở Tài chính và hạ tầng truyền thông kết nối giữa Sở Tài chính với phòng Tài chính - Kế hoạch các huyện, thị xã, thành phố.

Xây dựng và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý, điều hành của Sở; Chủ trì hướng dẫn các phòng, đơn vị áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong cơ quan hành chính theo tiêu chuẩn ISO vào hoạt động của cơ quan.

Phối hợp, tham gia tổ chức, triển khai các hoạt động trong việc nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ trong lĩnh vực Tài chính ngân sách. Quản lý mạng LAN, công nghệ thông tin của Sở và trang thông tin điện tử của Sở (website).

Hướng dẫn các đơn vị, tổ chức thực hiện đúng chế độ kê khai, cấp, đăng ký, sử dụng mã số đơn vị quan hệ ngân sách và triển khai các công việc khác được phân công theo quy định.

Đảm bảo an ninh, an toàn, bảo mật thông tin cho các hoạt động công nghệ thông tin tại cơ quan.

* Công tác tài chính:

Tham mưu Giám đốc Sở ban hành quy chế chi tiêu nội bộ và một số quy định về chi tiêu tài chính của cơ quan phù hợp với các văn bản hiện hành của Nhà nước; quản lý, theo dõi và báo cáo về phòng chống tham nhũng tại Sở.

Quản lý, sử dụng ngân sách được giao hằng năm; thực hiện đúng quy định của Nhà nước về việc mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản của Sở đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm.

          Tham mưu thực hiện công tác thực hành tiết kiệm, chống lãng phí của cơ quan.

Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác do Lãnh đạo Sở giao liên quan đến nhiệm vụ và theo quy định của pháp luật.

* Ghi chú: Ngoài nhiệm vụ được phân công nêu trên, các phòng thuộc Sở có trách nhiệm phối hợp trong việc thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất phát sinh, đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ được cấp thẩm quyền giao Sở Tài chính thực hiện.